Contexte
Une entreprise lance un programme de transformation numérique en développant plusieurs applications mobiles. Une approche Agile est mise en oeuvre (une première dans l’entreprise) afin d’unifier les lignes d’affaires et les équipes de développement dans la conception des nouvelles applications.
Les rôles et responsabilités changeant, les interactions entres les différents acteurs évoluent également.
Réalisation d’un Organigramme de programme collaboratif
Le schéma suivant représente l’organigramme du programme dans sa vision collaborative de fonctionnement ainsi que les grandes activités nécessaires à la mise en oeuvre globale des livraisons.
Elles sont encadrées par les différents rôles définis dans le programme (CEM, POR, Client, POR, etc.). Deux couches horizontales font apparaitre les responsabilités au niveau des projets et du programme.
Cette approche novatrice de présentation d’un organigramme fonctionnel du programme avait plusieurs avantages.
Il s’agissait tout d’abord de supprimer la vision hiérarchique habituelle d’un organigramme (chef / subordonné). Dans une approche agile naissante il était important de schématiser la participation collaborative de l’ensemble des acteurs à la réalisation globale.
Les acteurs voyaient rapidement leur niveau de responsabilité dans les différentes activités; elles sont également clairement définies au niveau des frontières entre les activités.
Enfin, les responsabilités au niveau du programme et des parties prenantes majeures (LOB, AO Lead, etc.) de l’entreprise (couche Programme) étaient clairement identifiés. Elles possédaient ainsi une vision claire de l’implication des différents joueurs sur le terrain; le meilleur moyen de les engager en les positionnant dans une structure dans laquelle le management conservait son rôle d’alignement stratégique global.
Fournir une vision globale des rôles et responsabilités ainsi que des grandes activités gérées permet de ne pas isoler l’agilité uniquement dans les équipes de réalisation. Une collaboration active peut ainsi naître.
La rûche du programme prenait alors son envol!
Réalisation du Program Communication Plan
Dans un programme majeur, il est important de définir clairement les flux majeurs des divers comités décisonnels (et/ou informationnels).
L’axe horizontal synthétise les grandes phases du cycle de vie du programme; depuis les phases d’études en amont jusqu’au feedback des utilisateurs dans le champ.
L’axe vertical précise la fréquence dans laquelle apparaissent les divers comités.
Les divers comités sont ainsi représentés. Les flux d’informations entre ces derniers permettent d’apporter une cohérence globale dans les niveaux de décisions et d’informations.
Dans ce Communication plan, les parties prenantes possèdent une vue synthétique permettant de se préparer aux diverses rencontres ainsi que de s’informer préalablement auprès des différents autres comités.